ניתוח תהליך עבודה לצורך ביצוע ביקורת אפקטיבית

מוטי וולק מבקר פנימי 054-4530549

ביצוע ביקורת פנימית מצריך את המבקר ללמוד ולהבין את התהליך המבוקר.

ולכן  ביקורת פנימית מתחילה בדרך כלל בלימוד הפעילויות והתהליכים העומדים להיות מבוקרים.

ברצוני להציג למבקרים מתודולוגיה  השאולה מהנדסת תעשיה וניהול בעזרתה ניתן  ללמוד את התהליך, להבינו ע"י קבלת תמונה ויזואלית מלאה של הפעילויות ומיקום הבקרות לסוגיהן בתהליך.

בניתוח תהליך עבודה, מפרקים תהליך ארוך ומרכב לתתי פעילויות פשוטות ומובנות .

כולנו משתמשים אינטואיטיבית בחלק משלבי ניתוח התהליך, אנו עושים זאת גם ללא הכרות השיטה.

הכרת השיטה אמורה להכניס סדר ועקביות בעבודה ללא קיצורי דרך.

העקרונות המנחים בניתוח התהליך הינם:

·        קל יותר להבין, לנתח ולבקר פעולה פשוטה מאשר פעולה מורכבת.

·        קל יותר להציג למבוקרים ליקויים בפעולות פשוטות מאשר בפעולות מורכבות.

·        שיפור וייעול הפעולות הבסיסיות, יתרום לשיפור התהליך כולו.

על מנת לתאר את התהליך ולראותו בצורה ויזואלית פותח תרשים תהליך עבודה.

מעלים את כל הפעילויות על גבי תרשים כפי שיוסבר להלן. כאשר התהליך פרוס ויזואלית בצורת תרשים, ניתן לראות את מיקום הבקרות, האם ישנן מספיק? האם ממוקמות במקום הנכון?

תרשים תהליך

לצורך הכנת תרשים תהליך מגדירים סימונים לכמה פעילויות בסיסיות: פעולה, העברה, ביקורת, השהיה ואחסון כפי שמוצג בטבלה.

 

מפרקים כל תהליך לתתי פעולות ורושמים אותן בסדר כרונולוגי, כאשר כל פעולה משורטטת בתרשים גרפי ע"י הסימנים המוסכמים:

להבנת השיטה אציג אותה בדוגמה פשוטה של תהליך רכש.

התהליך נרשם לאחר שלמדנו את הפעולות הנדרשות לביצוע וסדר הכרונולוגי שלהן.

 ישנן חמש שאלות ה מ' שיש לשאול בכל שלב:

 

 

מה: מה מטרת התהליך שאנו הולכים לבדוק.

מי :לאחר שהשתכנענו כי התהליך נדרש, אנו שואלים מי צריך לבצע אותו, האם זה באחריותו, השכלתו, כישוריו, הרכב הצוות: אדם בודד, צמד או יותר

מתי : עיתוי ביצוע תהליך העבודה.

מקום: מיקום ביצוע הפעולה במערך הכללי.

מדוע :מדוע עובדים בשיטה מסוימת , בכלים מסוימים, בתוכנה מסוימת וכו

 

בנוסף ישנן 4 שאלות ביקורת שצריכות להישאל:

מיותרת :האם הפעולה מיותרת ואין בה צורך?

מפוצלת: האם פוצלה ליותר מדי תת פעולות?.

מזדחלת :האם עיתוי הפעולות לא נכון ? כגון: סלילת כביש ופתיחתו לצורך הנחתצנרת.

מסובכת : האם הפעולה מורכבת מדי ויש לפרקה לתתי פעולות ?.

 

להלן דוגמת ניתוח תהליך רכש בסיסי להבנת הכנת תרשים תהליך עבודה

תרשים תהליך רכש

לאחר שתחקרנו את קנייני הרכש רשמנו את התהליך הבא:

 

 פרשנו אתתהליך הרכש בצורה ויזואלית . בתרשים תהליך זה ניתן לראות את תיזמון הפעילויות ומיקומן לדוגמה:

 

חוסר בקרות

ניתן לראות כי אין ביקורת לאחר הכנת הדרישה ע"י הדורש. חוסר זה בולט ויזואלית כאשר אנו בודקים היכן ממוקמות הביקורות.

יתכן ויש צורך בביקורת ואישור בחירת הספק ע"י הקניין, ביחוד להזמנות גדולות. בתרשים אנו רואים מיד כי אין ביקורת בשלב זה.

זמני המתנה

בנוסף לבדיקת מיקום הבקרות ניתן לבדוק את זמני ההמתנה ואיזה אחוז מהווים מסך התהליך.

ע"י בחינת תרשים התהליך ניתן לחשב את פרק הזמן המצטבר של ההשהיות ולנסות לצמצמן על מנת לקצר את הזמן מהדרישה להוצאת ההזמנה לספק וע"י זה לייעל התהליך.

העברות מיותרות

לעיתים בבחינת תרשים התהליך רואים כמות גדולה של העברות מגורם אחד לשני וחוזר חלילה, דבר המתאים יותר למשחק כדורגל מאשר לתהליך ארגוני מבוקר.

באמצעות תרשים התהליך ניתן להציג זאת ולנסות לייעל את התהליך.

עודף בקרות

תהליכים שלא נשלטו בעבר פוצו בבקרות רבות דבר הגורם לעצירת וסרבול התהליך. עם הזמן התהליכים מתוקנים אך הבקרות נשארות.

זאת, שוב, ניתן לראות במבט חטוף בתרשים התהליך ולהתריע על התהליך המבוקר יתר על המידה.

לאחר בחינת התהליך אנו יכולים להציע תהליך משופר הכולל שתי בקרות נוספות (מודגשות באדום).

 

לסיכום

שימוש בניתוח תהליך עבודה, מאפשר למבקר לראות ויזואלית את תהליך הזרימה של הפעילות, דבר שיקל עליו להבינו, לבקרו ולאתר את הליקויים.

כמו כן ניתן בעזרת הכלי להציג את ממצאי הליקויים בצורה מובנת למבוקר.

לרישום במאגר המבקרים לחצו כאן

.