נוהל ספירת מלאי

חובר ע"י מוטי וולק - מבקר פנימי 054-4530549

1. כללי - תקנות ממשלתיות, כלל החשבונאות, הניהול המחסנאי התקין ואינטרס גוף המכירות מחייבות ביצוע ספירות במחסני החברה.

2. מטרה - מטרת הנוהל לפרט ולהגדיר את מדיניות החברה, המערכת, מונחים עיקריים ואת השיטה (כולל שיטות הספירה, התארגנות לספירה, ביצוע, אחריות ובקרה).

3. מדיניות - מדיניות החברה שואפת שיתרות המלאי המנוהלות במערכת המלאי תהיינה אמינות ככל האפשר. יש לכך השלכה על:
-   היבט המכירות והייצור.
-   ההיבט החשבונאי.
  -   היבט האינטרס של השמירה על רכוש החברה.

4. האחריות:
התפעול - אחראי לניהול המלאי , ההתארגנות לספירות הכלליות בחברה והבקרה על הספירה.
יח' הכספים - שותפה לקביעת הלו"ז לספירות הכלליות, הבקרה עליהן ואחראית להכנת הדוחות הכספיים.
גוף המחשוב במטה החברה - אחראי לעדכון המחשב המרכזי ולתחזוקת המערכת.

5. השיטה

5.1 כללי
ספירות המלאי יבוצעו על יסוד רשימות ממוחשבות למחסנים השונים שיופקו מהמחשב .

5.2 ההתארגנות
5.2.1 התפעול ,האחראי להתארגנות לספירה, יפרסם את מועד הספירה ואת ההנחיות המפורטות לספירה.
5.2.2 ההנחיות והמועד המדויק לספירה יפורסמו לא יאוחר משבועיים לפני מועד הספירה, להנחיות יצורפו תגי
הספירה ומדבקות צבעוניות.
5.2.3 יח' המחשב תוודא עדכון מלא של קובץ המלאי, לפני הספירה.

5.3 ביצוע הספירה

5.3.1 מנהלי המחסנים יפיקו טפסי ספירה ממוחשבים . השורות והעמודים יהיו ממוספרים. בתום הספירה תקויים בקרת רצף באחריות מנהלי המחסנים שיאשרו בחתימת ידם את טפסי הספירה.
בעת ביצוע הספירה יש להציג את הספירה 0 בפריטים שלא אותרו.
תגי הספירה יוצמדו לכל פריט בשורה של אמצעי שינוע (מכולה וכו') ויחתמו ע"י מנהלי המחסנים. במקביל לתגים תוצמד לשורה גם מדבקה צבעונית להדגשת העובדה ששורה זו נספרה.

5.3.2 מנהלי המחסנים יהיו אחראים לדיווח תנועות מלאי מלפני מועד הספירה שחל פיגור בדיווחם. כמו"כ אחראים הנ"ל לטיפול בהפרשי ספירות שטרם טופלו.
ערב הספירה, יסדרו מנהלי המחסנים את שטחי מחסניהם, ויפנו ללקוחות את כל הטובין הנמצא באזורי ההטענה.
יש לוודא שתאריך המשלוח בתעודות השונות של טובין שבכ"ז נשאר במחסנים - יהיה לפני יום הספירה וכי תנועות היציאה שלו - דווחו. טובין זה - לא יספר.

5.3.3 הסופרים יתייחסו גם לנושאי פג תוקף. מלאי שפג תוקפו ומלאי איטי הנמצאים במחסן ביום הספירה, לרבות מלאי המיועד להשמדה - יספרו. יש להעיר על כך בטופס הספירה.

5.3.4 הספירה עצמה תתבצע ע"י עובדי המחסן ובהשגחת מנהלו. פעילות זאת תבוקר חיצונית, כפי שיקבע להלן.

5.3.5 ביום הספירה לא תתבצע תנועת מלאי בתוך המחסן, אליו וממנו. כלל זה יובא בחשבון גם בעת הכנת ההזמנות לאספקה ללקוחות.
יש להקפיד שאנשים שאינם קשורים בתהליך הספירה לא יהיו נוכחים במחסן ביום הספירה.

5.3.6 באם הספירה עצמה לא תתקיים ביום המאזן, יהיו מנהלי המחסנים אחראים להתאמת תאריכי הכניסה והיציאה כאילו נתקיימו לפני יום המאזן.

5.3.7 תרשים זרימה של תהליכי הספירה במחסן - ראה בנספח ב'.

5.3.8 מנהלי המחסנים יהיו אחראים לביצוע הבקרה על הספירות וכן לתקון ההפרשים הנובעים מספירות אלה.

5.4 בקרה

5.4.1 ממצאי הספירה ידווחו מיידית ע"י מנהלי הספירה, למחשב. פריטים שיש בהם הפרשים העולים ב2%- על הכמות הרשומה במערכת המלאי - יספרו שנית. באם ממצאי הספירה השניה יהיו תואמים את ממצעי הספירה הראשונה, עד להפרש של 2%, לא תתקיים בדיקה נוספת. במוצרים יקרים שרשימתם תפורסם בנפרד, סף ההפרש יהיה 1%.
בכל מקרה לא יבוצעו יותר מ 3 ספירות לאותו הפריט. הכמות שתעודכן במערכת - תהיה הספירה האחרונה.
בתהליך בדיקת ההפרשים יש להביא בחשבון אפשרות של אי דיווח תנועות מלאי או טעויות מסוג אחר (כגון: החלפה בין מקט"ים).

5.4.2 כל הבדיקות למיניהן יקוימו מיידית לאחר הספירה. לאחר אימות ממצאי הספירה, יש לדווח על כך למערכת הממוחשבת, לשם עדכון המלאי.
טבלאות המפרטות את הבקרות על הספירות - ראה בנספח א'.

5.4.3 העובדים המבצעים בקרה על הספירה יבחרו מקרב יחידות שאין להם קשר של כפיפות למפעלי החברה. רצוי למנותם מקרב גוף הכספים.

5.4.4 מנהל התפעול אחראי להכנת ניתוח רבעוני להפרשים הכספיים הנובעים מהספירות שבוצעו. במסגרת דו"ח זה לא יקוזזו הפרשים שליליים מהפרשים חיוביים ויוצגו בו הס"ה המצטבר של ההפרשים.

5.4.5 מנהל המפעל אחראי לקיום דיון מסכם על ממצאי דו"ח הבקרה הלוגיסטית.

טבלאות בקרה על ספירות מלאי התוצ"ג - נספח א'

1. בקרה כמותית של ממצאי הספירה

פרטים	תפוצה	אשור 1	אשור 2	אופי הטיפול
הפרשים לפריט עד 2% ⁽¹⁾	מחסן, תפעול	מנהל מחסן		אין טיפול, ממצאי הספירה יקלטו כמו שהם
הפרשים לפריט מעל 2%	מחסן, תפעול	מנהל מחסן	מנהל תפעול	איתור הפרשים כתוצאה מאי דווח תנועות, טעויות, ביצוע ספירה חוזרת