ביקורת רכש
חובר ע"י מוטי וולק - מבקר פנימי 054-4530549
עלויות רכש הינן בין העלויות המשמעותיות ביותר בכל מפעל יצרני. לעלויות הנ"ל קל מאוד לתפוח מעבר לתכנון וקל יחסית, ע"י עבודה נכונה, לצמצמן באחוזים ניכרים.
על המבקר לבדוק את תהליך הרכש, עמידה בנהלים, יעילותו וכלכליותו ולבצע בדיקה זאת מדי מספר שנים.
להלן נושאים ותכנית ביקורת לביצוע ביקורת רכש אפקטיבית.
1. הכנות לביקורת :
קבלת מידע לגבי :
• מבנה ארגוני.
• הקף הרכש השנתי
• פילוג רכש לפי : רכש מקומי ורכש וחו"ל
• מספר קניינים, התמחות קניינים (מכני ,אלקטרוני , כימי , מחשב וכו)
• תוכנה ייעודית לרכש, סקירה קצרה של השאילתות והדוחות.
• שמות ספקים אסטרטגיים/עיקריים.
2. נהלים:
• האם קיים נוהל רכש? (אם כן לקבל עותק ), מתי עודכן.
• האם הנוהל מגדיר את תהליך הרכש מתחילתו ועד סופו בצורה עדכנית.
• האם קיים נוהל זכויות חתימה (אם כן לקבל עותק).
3. עבודה על פי הנוהל.
בדיקת תהליך ההתקשרות עם ספקים, האם מתבצע על פי הנוהל?
• קבלת הצעות מחיר לפני ההתקשרות.
• הקפדה על זכויות חתימה כפי שהוגדרו בנוהל.
• האם מדרג סמכויות החתימה משקף את פעילות הרכש .
4. תהליך הוצאת הזמנה :
ניתוח התהליך מקבלת דרישה לרכש ועד הוצאת הזמנת הרכש לספקים :
• הזמנות ממוכנות , חתימות ממוכנות , דרישות ממוכנות וכו.
• טיפול בהזמנה עד לאישור "טובים".
• דף הנמקות לבחירת הספק.
5. החזרת מוצרים פסולים לספקים :
• היקף ההחזרות.
• זמן שהית הפריט הפסול במחסן עד להחזרתו לספק .
• על חשבון מי ההחזרה , חיוב ספק בעלות המוצר הפגום.
• האם מתבצעת עצירת תשלומים בהנהלת חשבונות .
6. מדגם הזמנות :
הפקת דוח הזמנות (פרטו) ובדיקת הזמנות גדולות , בינוניות וקטנות.
7. מדגם פריטים :
הפקת דוח רכש פריטים , 200 הפריטים היקרים לפי פרטו יורד.
8. ספקים בלעדיים :
• מיפוי ספקים בלעדיים , לאיזה פריטים.
• ניתוח סיבות לקיום התופעה הנ"ל.
• סיכונים ונזקים שניתן לכמת.
• בדיקה האם מתבצעת פעילות לפיתוח ספקים והקטנת התלות בספק יחיד/בלעדי.
9. ריכוז הרכש בחברה :
• האם כל פעולות הרכש מרוכזות בידי מחלקת הרכש כולל נושאים כגון: שיווק, אחזקה , מחשב , שירותים .
10. הבדלי מחירים :
• בדיקת מדגם מחירי פריטים ברכישות חוזרות.
• ניתוח הסיבות להפרשים הנ"ל.
11. בקרת הזמנות :
• מחירים , הצמדות לשערי מט"ח /מדד , עבודה לאורך זמן עם אותו ספק , סגירת הזמנות.
12. קידום אספקות :
• מי מבצע ומתי . כימות כמות הזמנות המסופקות בפיגור.
• עומק הפיגור ועלותו.
13. איכות רכש וספקים :
• האם קיימת מערכת למדידת איכות ספקים.
• האם הקניינים מקבלים משוב על איכות הספק , האם ישנם ציוני איכות לספקים .
14. הוצאת כמות מרובה של הזמנות.
• הוצאת מספר הזמנות לאותו ספק באותו היום או בסמיכות ימים.
• הוצאת מספר הזמנות לאותו פריט בסמיכות זמנים קרובה.
• השלכות הנ"ל על קבלת/אי קבלת הנחות.
15. רכש דחוף :
• היקף הרכישות הדחופות: בפריטים ובכסף.
• סיבות להפקת הזמנות דחופות.
• עלות יתר של רכש דחוף: מחירים ועלויות הטסה .
16. הטסה לעומת הובלה ימית.
• הצגת עלויות יבוא בחלוקה להובלה ימית והטסה.
• בדיקת דרכים ליעל ולחסוך.
17. הסכמים עם ספקים :
• מיפוי ההסכמים הקיימים, מתי נערכו , מחירונים מעודכנים , חריגות מהסכמים , מחויבות המפעל.
• הסכמי מסגרת ותחזוקתם.
18. כלים ממוכנים :
האם קיימים :
• תוכנת ייעודיות לרכש , שאילתות ידידותיות ומידת השימוש בהם .
• דרישות והזמנות ממוכנות , חתימות אלקטרוניות.
• מידת מיומנות הקניינים בשימוש בשאילתות הרכש..
לסיכום על המבקר לראות נגד עניו את הסיכונים העיקריים בנושא המבוקר והאם יש כנגדם בקרות מונעות או מגלות.