ביקורת הפצת מוצרים

מוטי וולק מבקר פנימי ומנהל חברת "מבדק בדיקות הנדסיות" בע"מ  טלפון 054-4530549



1. כללי

ביקורת הפצת מוצרים אמורה לבקר את :

הפעילות התפעולית: מקבלת הזמנת לקוח, ליקוט המוצרים במחסן להזמנה, חלוקת ההזמנות לפי קווי חלוקה, בקרות, העמסת ההזמנות על רכבי החלוקה,, החזרות מוצרים מהלקוח למחסן החברה.

הפעילות הפיננסית: קבלת תשלומים מהלקוחות, העברת התקבול לחברה, אובליגו לקוחות ושמירה על אי חריגה מהמסגרת שאושרה, בטחונות לקוחות ועוד כמפורט להלן.

לפני תחיל הביקורת יש לקבל נתונים כלליים בנושאים:

 תיאור המוצרים המופצים:  נפחיים, יקרים, מספר סוגי מוצרים, ערך מכירות שנתי לפי מוצרים.

• תאור מערך ההפצה: כמות עובדים ותפקידיהם, כמות רכבים וסוגיהם, פריסה ארצית

2. תהליך הפצת המוצרים:



• הזמנת לקוח

• קבלת הסבר וניתוח לגבי:

• קבלת הזמנת לקוח- איך מתבצע, מתי ובאיזה כלים.

• תרגום הזמנת לקוח לביצוע ליקוט ההזמנה בפועל מהמחסן. מי אחראי לנושא ביצוע הליקוט ?

• תהליך ביצוע איסוף/ליקוט מוצרים מהמחסן :מי מבצע הליקוט, האם עובדים ייעודיים במחסן או הנהגים/מפיצים, מתי מתבצע הליקוט ? האם מכינים משלוח להפצה למחרת או שהליקוט מתבצע ביום ההפצה? הכנת ההזמנות למשלוח ללקוחות, בקרה על משלוחים לפני העמסתם לרכבים, האם מתבצע? ומי מבצע?.

• כימות הזמנות שיוצאות חסרות וניתוח הסיבות לכך.

• בדיקת הזמנות שסופקו בפיגור, בדיקת עומק הפיגור והאם ההזמנות הנ"ל התקבלו ע"י הלקוחות.

3. הפצת מוצרים



• האם הרכבים מתאימים להפצת סוג המוצרים.

• קביעת מסלולי נסיעה והפצה, מי מבצע והאם הם יעילים.

• בדיקת זמני יציאה של הרכבים לחלוקה.

4. החזרת מוצרים



 כימות החזרת מוצרים: כמותית וכספית.

• תהליך ביצוע החזרת המוצרים מהלקוחות לחברה: מי מבצע, אישורים ובקרות בתהליך.

• ניתוח  החזרת המוצרים לפי : סיבות, סוכנים, מוצרים ולקוחות.

5. תלונות לקוחות



• האם קיים תהליך לקבלת תלונות לקוחות לגופים האמונים לבדוק את מהות התלונה ?

• כמות תלונות, מגמות לאורך זמן (גידול, קיטון), טיפול בתלונות, עלות התלונות לחברה.

6. נושאים כספיים



• קביעת אובליגו ללקוחות.

• האם ישנה חסימה ממוחשבת למניעת חריגה מאובליגו שנקבע.

• גיול חובות של לקוחות.

• בדיקת קיום ביטוח סחורה בהעברה, כולל ביטוח לסחורה הנמצאת ברכבים בחניית לילה ליד בית המפיצים.