ביקורת הפצת מוצרים
מוטי וולק מבקר פנימי ומנהל חברת "מבדק בדיקות הנדסיות" בע"מ טלפון 054-4530549
1. כללי
ביקורת הפצת מוצרים אמורה לבקר את :
הפעילות התפעולית: מקבלת הזמנת לקוח, ליקוט המוצרים במחסן להזמנה, חלוקת ההזמנות לפי קווי חלוקה, בקרות, העמסת ההזמנות על רכבי החלוקה,, החזרות מוצרים מהלקוח למחסן החברה.
הפעילות הפיננסית: קבלת תשלומים מהלקוחות, העברת התקבול לחברה, אובליגו לקוחות ושמירה על אי חריגה מהמסגרת שאושרה, בטחונות לקוחות ועוד כמפורט להלן.
לפני תחיל הביקורת יש לקבל נתונים כלליים בנושאים:
תיאור המוצרים המופצים: נפחיים, יקרים, מספר סוגי מוצרים, ערך מכירות שנתי לפי מוצרים.
• תאור מערך ההפצה: כמות עובדים ותפקידיהם, כמות רכבים וסוגיהם, פריסה ארצית
2. תהליך הפצת המוצרים:
• הזמנת לקוח
• קבלת הסבר וניתוח לגבי:
• קבלת הזמנת לקוח- איך מתבצע, מתי ובאיזה כלים.
• תרגום הזמנת לקוח לביצוע ליקוט ההזמנה בפועל מהמחסן. מי אחראי לנושא ביצוע הליקוט ?
• תהליך ביצוע איסוף/ליקוט מוצרים מהמחסן :מי מבצע הליקוט, האם עובדים ייעודיים במחסן או הנהגים/מפיצים, מתי מתבצע הליקוט ? האם מכינים משלוח להפצה למחרת או שהליקוט מתבצע ביום ההפצה? הכנת ההזמנות למשלוח ללקוחות, בקרה על משלוחים לפני העמסתם לרכבים, האם מתבצע? ומי מבצע?.
• כימות הזמנות שיוצאות חסרות וניתוח הסיבות לכך.
• בדיקת הזמנות שסופקו בפיגור, בדיקת עומק הפיגור והאם ההזמנות הנ"ל התקבלו ע"י הלקוחות.
3. הפצת מוצרים
• האם הרכבים מתאימים להפצת סוג המוצרים.
• קביעת מסלולי נסיעה והפצה, מי מבצע והאם הם יעילים.
• בדיקת זמני יציאה של הרכבים לחלוקה.
4. החזרת מוצרים
כימות החזרת מוצרים: כמותית וכספית.
• תהליך ביצוע החזרת המוצרים מהלקוחות לחברה: מי מבצע, אישורים ובקרות בתהליך.
• ניתוח החזרת המוצרים לפי : סיבות, סוכנים, מוצרים ולקוחות.
5. תלונות לקוחות
• האם קיים תהליך לקבלת תלונות לקוחות לגופים האמונים לבדוק את מהות התלונה ?
• כמות תלונות, מגמות לאורך זמן (גידול, קיטון), טיפול בתלונות, עלות התלונות לחברה.
6. נושאים כספיים
• קביעת אובליגו ללקוחות.
• האם ישנה חסימה ממוחשבת למניעת חריגה מאובליגו שנקבע.
• גיול חובות של לקוחות.
• בדיקת קיום ביטוח סחורה בהעברה, כולל ביטוח לסחורה הנמצאת ברכבים בחניית לילה ליד בית המפיצים.